Organisez vous dès maintenant pour réaliser plus d'économies en 2021
La crise sanitaire se prolongeant, les Directions Financières vont devoir piloter plus finement le compte de résultat et la trésorerie. Elles vont logiquement solliciter les Directions Achats, à qui elles vont demander plus d’économies, mais aussi une fiabilité accrue dans la réalisation de leurs prévisions d’économies.
Cet article présente quelques bonnes pratiques qui aideront les Achats à présenter un programme d’économies audacieux pour 2021 et à le réaliser selon le planning initial.
Commencez sur des bases saines
Définissez les règles de calcul des économies avec la Finance, et présentez-les à vos acheteurs
Vous seriez surpris du nombre d’acheteurs qui ne maîtrisent pas les règles de calcul des gains Achats de leur Entreprise (ou qui pensent à tort les connaître). Pour éviter cette situation, assurez-vous que les règles de calcul et de comptabilisation des gains Achats sont formalisées et validées avec la Finance, puis présentez-les à vos équipes Achats ; ce rappel sera bénéfique à tous, même à vos acheteurs les plus expérimentés.
Quelques exemples de règles Achats qui portent souvent à discussion :
Comment définir le prix de référence de calcul des économies pour un appel d’offres (moyenne des premières offres, meilleure des premières offres, offre du fournisseur actuel, prix historique…),
À quelle date les économies doivent-elles être enregistrées (date de signature de contrat, date de commande, date de facturation…),
Comment répartir les économies entre entités et entre acheteurs,
Comment déclarer les « cost-avoidances »,
...
Chaque acheteur doit construire son plan d’action avec ses clients internes
L’objectif global d’économies doit être décliné à toutes les équipes Achats : chaque acheteur doit savoir exactement combien d’économies il doit rapporter. Communiquez de préférence un objectif en Euros plutôt qu’un pourcentage : c’est plus concret, donc plus motivant, et permet de visualiser immédiatement l’effort qu’il reste à fournir (plutôt qu’un pourcentage d’économies à atteindre).
Chaque acheteur doit ensuite analyser son portefeuille Achats et construire son Plan d’Action Achats pour atteindre son objectif. Trop souvent, les acheteurs construisent leur plan seul, sans consulter leurs clients internes. Ils devraient au contraire rencontrer chaque département et identifier avec eux des pistes d’économie et des sujets à traiter. Cette démarche permet non seulement d’identifier de nouvelles actions, mais aussi de synchroniser le planning des Achats avec les contraintes des clients internes, et s’assurer que ces derniers seront disponibles pour rédiger les cahiers des charges, rencontrer les fournisseurs, évaluer les propositions techniques et participer au choix des fournisseurs.
Le Plan d’Actions Achats
Pour être efficace, le Plan d’Action Achats doit consister en une liste précise d’actions concrètes, avec un acheteur responsable, un périmètre précis et clairement identifié (un site, une référence, un contrat…), un montant d’achat, un levier d’action (négociation, appel d’offre, productivité technique, optimisation de la consommation…), un fournisseur, un montant d’économie et une date de réalisation (voir plus bas).
Validez la robustesse du Plan d’Action Achats
Il est important de limiter au minimum la ligne « actions à identifier », et d’avoir dès le début de l’exercice un Plan d’Action Achats « complet » qui permet d’atteindre l’objectif.
On réalise aussi -souvent trop tard- que les économies ne sont pas correctement lissées dans l’année … ce qui est le meilleur moyen de rater l’objectif. Dès la construction du Plan d’Action Achats, vérifiez que les gains sont correctement lissés dans le temps. Un simple graphique des économies cumulées par mois fournira une bonne image de la répartition de la charge des acheteurs et de la faisabilité de leur plan d’action…
Constituez un « réservoir » de productivité
Il s’agit d’une liste d’actions concrètes et réalisables qui ne figurent pas au Plan d’Action Achats. Utilisez le réservoir pour compléter le plan d’action , ou pour préparer le plan de l’année suivante.
L’étape de maturité suivante pour l’organisation Achats consiste à maintenir en permanence le réservoir de productivité à un niveau prédéfini (par exemple : avoir en permanence en réservoir des idées qui représentent 5% d’économies).
Donnez du rythme
Animez votre équipe Achats avec des réunions de suivi régulières
Pour maintenir vos acheteurs motivés et focalisés sur l’objectif tout au long de l’année, il est nécessaire de mettre en place des routines qui donnent le rythme ; Instaurez une réunion d’équipe hebdomadaire et des revues régulières du plan d’action de chaque acheteur (en « one-to-one »). Le secret pour créer la dynamique consiste à tenir chacune de ces réunions à date et heure fixe, et de les bloquer dans les agendas pour l’année (par exemple : réunion d’équipe tous les lundis à 14h, revue du plan d’action de Mathieu tous les mardi 9h, revue de plan d’action de Cécile tous les mardi 10h00, etc…).
Mettez à jour votre Plan d’Action Achats en permanence
Pour être utile, le Plan d’Action Achats doit être constamment à jour. Exigez de vos acheteurs qu’ils actualisent leur plan d’action pour chaque réunion hebdomadaire.
Validez régulièrement les gains réalisés avec la Finance
Pour verrouiller les économies générées et éviter les mauvaises surprises en fin d’année, il est essentiel de valider régulièrement chaque économie générée avec le Responsable Financier de(s) entité(s) concernée(s).Une bonne pratique consiste en une revue mensuelle du plan d’action Achats avec la Finance.
Pilotez la performance
Dotez-vous d’un tableau de bord graphique qui vous donne une vision
« en temps réel » de la performance réalisée, et qui vous permet de comparer le prévisionnel(les actions réalisées à ce jour + les actions en cours et à venir) avec le budget jusqu’à la fin de l’exercice. Vous pourrez ainsi visualiser les dérives éventuelles et les corriger, et ainsi améliorer la fiabilité des prévisions que vous communiquez à votre Direction.
Choisissez le bon outil de pilotage du Plan d’Action Achats
Beaucoup de Directions Achats suivent leurs plans d’action sur tableur Excel. Les organisations les plus matures utilisent un Système d’Information Achats dédié (comme le module Purchasing Action Plan de iValua, ou Per Angusta). Dans tous les cas, votre outil doit apporter à tous une forte valeur ajoutée et ne doit pas être ressenti comme un reporting inutile.
Si les données ne sont pas à jour, votre outil de suivi des plans d’action ne vous servira à rien. Ne demandez donc pas à vos acheteurs de mettre à jour un fichier de 80 colonnes, ni de compléter de longs formulaires dans votre Système d’Information Achats… ils ne le feront jamais. Réduisez au strict minimum le nombre de données à compléter, et assurez-vous que tous vos acheteurs peuvent et savent mettre à jour leur plan d’action, sans (trop) perdre de temps.
Restituer en temps réel la performance de chacun
Dès qu’il a mis à jour son plan d’action, chaque acheteur doit pouvoir visualiser sa performance et comparer son réalisé et son prévisionnel au budget. C’est un facteur essentiel pour l’adoption de votre outil : chacun doit retirer un bénéfice immédiat du temps passé à le compléter.
De même, chaque Responsable Achat – à tous les niveaux e l’organisation - doit pouvoir visualiser la performance réalisée par ses acheteurs, dès que ces derniers ont mis à jour leurs plans d’actions.
Juste les données nécessaires dans l’outil, dites le reste à l’oral
Vous n’aurez besoin de guère plus d’information que les 12 colonnes de l’exemple ci-dessous pour piloter votre performance Achats. Utilisez ensuite l’outil comme support à vos réunions de revue du plan d’action avec chaque acheteur ; filtrez sur les actions du mois, et revoyez-les une à une avec votre acheteur.
Communiquez, communiquez, communiquez
En cette période où nous sommes nombreux à travailler à domicile, l’information peut avoir plus de difficultés à circuler qu’à l’ordinaire. Certains peuvent se sentir isolés… Vous devez donc communiquer (Portail, Newsletter…) pour informer vos clients internes des derniers contrats négociés; C’est également une bonne occasion de mettre en avant vos acheteurs et de les motiver. En un mot, communiquez pour maintenir le momentum autour de votre Plan d’Action Achats.
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